Dåliga besked är jobbiga att få, och ännu jobbigare om de meddelas på fel sätt.
Nej, du blir sällan populärare av att meddela dåliga nyheter, det är bland annat därför de flesta av oss tycker det är jobbigt att göra det. Men oftast är det ännu jobbigare för mottagaren som drabbas. Kommunicerat på rätt sätt kan emellertid de negativa effekterna mildras. Och även om du som chef som sagt kanske inte blir populärare, så blir du åtminstone mer respekterad.
Att tänka på:
- Tänk efter när / var / hur. Ett uttryck säger ”meddela dåliga nyheter genast, bra nyheter kan vänta en stund.” Och det stämmer i stort, ju tidigare desto bättre. Dels för att de(n) som drabbas skall få längre tid att förbereda sig på de förändringar beskedet innebär, dels för att minska risken att det läcker. Men samtidigt är det t.ex bättre att vänta till måndag än att ge negativa nyheter på fredag innan hemgång. Och viktiga och känsliga besked bör ges så ”personligt” det går, muntligt och ”IRL”.
- Gå rakt på sak och var konkret. Ingen gillar en lång, allmän inledning. Och använd tydliga ord (”vi lägger ner projektet”) i stället för formell konsultprosa (”en strategisk omprioritering har gett vid handen…”).
- Förklara orsaken, kort och sakligt. Skilj mellan konstaterade fakta och bedömningar. Beskriv vad du/ni ännu inte vet och undvik rena spekulationer. Ge inte lugnande förhoppningar såvida inte dessa med stor säkerhet kommer kunna uppfyllas, men självklart finns inte heller anledning att överdriva de befarade konsekvenserna.
- Däremot är det inte fel att ge en ”positiv spinn” på det som faktiskt går att göra och påverka, vad du ser att ni tillsammans kan åstadkomma.
- Visa empati, men skilj det från beslutet. Förklara att du förstår hur nyheten påverkar mottagaren (”jag förstår att det här är tungt”) utan att för den skull be om ursäkt för själva beslutet.
- Ge den eller dem som drabbats tid och utrymme för reaktion och frågor. Sluta prata och börja lyssna (även om det initialt blir tyst), försök inte att i detta läge styra de(n) drabbades reaktioner. Acceptera kritik. Svara på frågor, men var ärlig med ”det vet jag inte i detta läge”.
- Beskriv, om möjligt, vägen framåt med konkreta nästa steg och tidsplan och vart den som vill kan vända sig med frågor.