Du kan inte få varje uppgift att kännas lockande. Men du kan skapa förutsättningar för att dina medarbetare, frivilligt, accepterar den.
Som chef hamnar du ofelbart förr eller senare (snarare förr) i situationer där du behöver ge ut en uppgift du vet ingen vill ha. Det kan handla om att ta över en hopplös kund, leda projektet-Gud-glömde, eller ta extra ansvar under en kollegas sjukdom.
Den klassiska chefsreflexen är att försöka sälja in uppdraget. Du betonar hur viktigt det är för organisationen eller hur bra det kommer vara för den drabbades personliga utveckling. Ofta landar det i ”detta behöver göras, och någon måste göra det”, eller i det motivationsmässigt ungefär lika stimulerande ”jag är chef, det är jag som bestämmer”.
Men psykologisk forskning pekar på att entusiasm inför en uppgift inte är avgörande för hur väl den utförs, utan acceptans. Som chef bör du därför inte främst fråga dig hur du får någon att gilla en uppgift. Frågan är snarare hur du får personen att acceptera att detta är vad som ska göras.
Lek med ord? Nja, skillnaden är större än den låter. Acceptans innebär inte att medarbetaren tycker om uppgiften. Den innebär att personen mentalt landar i att detta är vad som gäller, ”verkligheten”. När vi människor når den punkten börjar vi ofta själva rationalisera situationen. Det som först framstod som ett oönskat uppdrag kan gradvis framstå som rimligt – ibland till och med meningsfullt.
Fenomenet är välkänt inom psykologin och kopplas till teorin om kognitiv dissonans. Människor ogillar motsägelser mellan sina handlingar och sina åsikter. När vi väl accepterar att vi gör något försöker vi därför anpassa våra tankar till det. Vi börjar se fler fördelar och färre nackdelar.
För dig som chef innebär detta att hur du tilldelar en uppgift kan vara minst lika viktigt som vilken uppgift det handlar om.
Tre saker är särskilt värda att ha i åtanke:
För det första: ge människor någon form av inflytande.
Du behöver inte erbjuda full valfrihet, arbetslivet och arbetsplatser fungerar ju sällan så och själva problemet var just att du har en uppgift du vet att ingen egentligen vill ta sig an. Men se till att den som påtvingats bördan ändå upplever att det finns ett visst handlingsutrymme. Låt hen påverka hur arbetet ska genomföras, hur tidsplanen ska se ut eller i vilken prioritetsordning olika delar ska göras.
Den lilla illusionen av kontroll kan vara mer kraftfull än man tror.
För det andra: var tydlig när beslut är fattade.
Som chef är det frestande att mjuka upp jobbiga besked genom att lämna saker öppna: ”Vi testar detta ett tag”, eller ”vi kan se över det senare”. Det kan kännas omtänksamt. Men otydlighet kan i praktiken fördröja acceptansen.
När människor uppfattar ett beslut som slutgiltigt är de mer benägna att mentalt anpassa sig till det. När beslutet framstår som provisoriskt fortsätter de däremot att hoppas på en annan utgång.
Ibland är det mest respektfulla du kan göra att vara tydlig.
För det tredje: gör processen begriplig och rättvis.
Medarbetare bryr sig inte bara om resultatet utan också om hur beslut fattas. Om uppgifter verkar delas ut godtyckligt eller, ännu värre, som belöning/straff, blir acceptansen förståeligt nog ännu lägre.
Se därför till att den som får uppdraget förstår varför. Förklara vilka kriterier som ligger bakom beslutet: erfarenhet, kompetens eller arbetsfördelning. När människor upplever processen som legitim är de mer benägna att acceptera resultatet, även när det inte är vad de hade hoppats på.
Den moderna ledarskapslitteraturen talar ofta om inspiration, vision och motivation. Allt detta har sin plats. Men i vardagens organisationer handlar ledarskap ofta om något mer prosaiskt: att få människor att göra saker de inte själva hade valt.
Du kan inte få varje uppgift att kännas lockande. Men du kan skapa förutsättningar för att människor accepterar den.
Och när acceptansen väl infinner sig känns ofta även ”uppgiften ingen vill göra” som helt ok för den som skall göra den.
JP Cornerstone erbjuder utveckling och stöd åt ledning och chefer, i form av bl.a. ledarskapsutveckling, coaching och mentorskap. Hör av dig så berättar vi mer.